PhysEdBoard accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels. La présente politique explique de façon claire quels renseignements personnels sont recueillis, pourquoi ils le sont, comment ils sont utilisés, à qui ils peuvent être communiqués et quels sont les droits des personnes concernées.
1. Responsable de la protection des renseignements personnels
PhysEdBoard est exploité par André Timotheatos, qui est responsable de la protection des renseignements personnels détenus par la plateforme.
Pour toute question concernant la protection des renseignements personnels ou pour exercer un droit prévu par la loi, vous pouvez communiquer avec le responsable à contact@physedboard.com ou au moyen du formulaire de contact disponible sur le site.
Cette politique s'applique aux utilisateurs de PhysEdBoard au Canada et à l'international.
2. Quels renseignements personnels sont recueillis?
PhysEdBoard recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées au moment de leur collecte ou à une autre fin permise par la loi.
Compte utilisateur
Lors de la création et de l'utilisation d'un compte, PhysEdBoard peut recueillir :
- l'adresse courriel;
- les renseignements nécessaires à la gestion du compte;
- les renseignements liés à l'abonnement;
- les données nécessaires à l'authentification.
Les mots de passe ne sont pas conservés en clair et sont protégés par les mécanismes de sécurité utilisés par notre fournisseur d'authentification.
Renseignements techniques
Certains renseignements techniques peuvent être recueillis automatiquement afin d'assurer le fonctionnement, la sécurité et le diagnostic du service, notamment :
- l'adresse IP;
- le type de navigateur;
- le type d'appareil;
- les données de session;
- les journaux techniques;
- les renseignements nécessaires à la détection et au diagnostic des problèmes techniques ou de sécurité.
Communications et soutien
Lorsque vous communiquez avec PhysEdBoard, nous pouvons recueillir :
- votre nom, lorsque vous le fournissez;
- votre adresse courriel;
- le contenu de votre message;
- tout autre renseignement que vous choisissez de fournir dans le cadre de votre demande.
Paiements
Les paiements sont traités par un fournisseur de services de paiement tiers.
PhysEdBoard ne reçoit ni ne conserve directement les numéros complets de cartes de paiement. Certains renseignements liés à la transaction, à l'abonnement et à la facturation peuvent être traités afin de gérer votre compte et votre abonnement.
3. Renseignements concernant les élèves
PhysEdBoard permet aux utilisateurs autorisés, notamment aux enseignants, de saisir des renseignements concernant leurs élèves dans le cadre de leurs activités pédagogiques.
Ces renseignements peuvent notamment comprendre :
- le nom de l'élève;
- le groupe ou la classe;
- le niveau scolaire;
- des informations de présence ou de participation;
- des résultats, notes ou observations pédagogiques;
- des renseignements liés aux activités ou évaluations réalisées dans PhysEdBoard.
Les résultats, notes et observations saisis dans PhysEdBoard constituent un outil de suivi pédagogique non officiel. Ils ne constituent pas un dossier scolaire officiel et ne remplacent pas les dossiers ou systèmes officiels d'un établissement d'enseignement ou d'un centre de services scolaire.
Ces renseignements sont utilisés pour permettre à l'utilisateur autorisé d'utiliser les fonctionnalités de gestion de groupes, de suivi pédagogique et de consignation de résultats offertes par PhysEdBoard.
PhysEdBoard ne vend pas ces renseignements et ne les utilise pas à des fins de publicité ou de profilage commercial.
L'utilisateur qui saisit des renseignements concernant des élèves doit s'assurer qu'il est autorisé à le faire dans le cadre de ses fonctions et qu'il respecte les politiques et obligations applicables à son établissement.
PhysEdBoard recommande de limiter les renseignements saisis à ceux qui sont nécessaires à l'utilisation du service.
4. Pourquoi recueillons-nous ces renseignements?
Les renseignements personnels sont recueillis et utilisés afin de :
- créer et gérer les comptes utilisateurs;
- fournir les fonctionnalités de PhysEdBoard;
- permettre la gestion des groupes et des renseignements pédagogiques;
- gérer les abonnements et la facturation;
- fournir le soutien aux utilisateurs;
- assurer la sécurité du service;
- détecter et prévenir les accès non autorisés, la fraude et les utilisations abusives;
- diagnostiquer les problèmes techniques;
- améliorer le fonctionnement du service;
- analyser l'utilisation du service lorsque cette analyse est permise par la loi;
- communiquer des informations nécessaires concernant le service;
- respecter les obligations légales applicables.
Les renseignements ne sont pas utilisés à une nouvelle fin incompatible avec celle pour laquelle ils ont été recueillis, sauf lorsque la loi le permet ou lorsque le consentement requis est obtenu.
5. Moyens de collecte
Les renseignements personnels peuvent être recueillis :
- directement auprès de l'utilisateur lors de la création ou de l'utilisation de son compte;
- lorsque l'utilisateur communique avec PhysEdBoard;
- lorsque l'utilisateur saisit des renseignements dans les fonctionnalités pédagogiques;
- automatiquement au moyen de technologies nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du service;
- auprès de fournisseurs de services lorsque cela est nécessaire au fonctionnement du service.
Lorsque la loi l'exige, les utilisateurs sont informés des renseignements recueillis, des fins de la collecte, des moyens de collecte, des tiers ou catégories de tiers auxquels les renseignements peuvent être communiqués et de la possibilité d'une communication à l'extérieur du Québec.
6. Consentement
Lorsque le consentement est requis, PhysEdBoard le demande de façon claire et pour des fins précises.
Le consentement peut être retiré lorsque la loi le permet. Le retrait du consentement peut toutefois empêcher l'utilisation de certaines fonctionnalités lorsque le traitement du renseignement est nécessaire à leur fonctionnement.
Lorsque la loi prévoit qu'un consentement doit être exprès, il est demandé de façon distincte des autres informations ou conditions.
7. Fournisseurs de services et renseignements communiqués à des tiers
PhysEdBoard fait appel à des fournisseurs de services afin d'assurer certaines fonctions nécessaires au fonctionnement de la plateforme.
Selon les services utilisés, ces fournisseurs peuvent notamment appartenir aux catégories suivantes :
- fournisseurs d'hébergement et d'infrastructure informatique;
- fournisseurs de bases de données;
- fournisseurs d'authentification;
- fournisseurs de traitement des paiements;
- fournisseurs de services techniques;
- fournisseurs d'analyse d'utilisation et de performance, lorsque ces services sont activés.
Les renseignements communiqués à ces fournisseurs sont limités à ceux qui sont nécessaires à la prestation des services concernés.
Les fournisseurs qui traitent des renseignements personnels pour le compte de PhysEdBoard doivent prendre les mesures nécessaires pour assurer leur protection conformément aux exigences applicables.
8. Renseignements communiqués ou conservés à l'extérieur du Québec
Certains fournisseurs de services utilisés par PhysEdBoard peuvent être situés à l'extérieur du Québec ou utiliser une infrastructure située à l'extérieur du Québec.
Avant de communiquer un renseignement personnel à l'extérieur du Québec, ou de confier à une personne ou à un organisme situé à l'extérieur du Québec la tâche de recueillir, d'utiliser, de communiquer ou de conserver un renseignement personnel pour le compte de PhysEdBoard, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) est réalisée conformément à la loi.
Cette évaluation tient notamment compte de la sensibilité des renseignements, de la finalité du traitement, des mesures de protection offertes et du régime juridique applicable dans le territoire concerné.
Lorsque requis, une entente écrite encadre également la communication ou le traitement des renseignements.
9. Conservation et destruction
PhysEdBoard conserve les renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou pour respecter les obligations légales applicables.
À titre général :
- Compte et données associées : jusqu'à la suppression du compte, sous réserve des obligations légales et des délais techniques nécessaires à la suppression;
- Données pédagogiques : jusqu'à leur suppression par l'utilisateur ou à la suppression du compte, sous réserve des obligations applicables;
- Données de facturation : pendant la période nécessaire à la gestion de l'abonnement et conformément aux obligations légales applicables;
- Communications de soutien : pendant la période nécessaire au traitement de la demande et à la gestion du service;
- Journaux techniques : pendant la durée nécessaire à la sécurité, au fonctionnement et au diagnostic;
- Données analytiques : pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont recueillies.
Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, ils sont détruits ou anonymisés conformément aux règles et pratiques de conservation de PhysEdBoard et aux exigences légales applicables.
10. Vos droits
Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, vous pouvez notamment :
- demander si PhysEdBoard détient des renseignements personnels vous concernant;
- demander l'accès à ces renseignements;
- demander la rectification d'un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
- demander la suppression d'un renseignement lorsque sa conservation n'est plus autorisée ou nécessaire;
- demander la communication de certains renseignements personnels informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé lorsque les conditions prévues par la loi sont remplies;
- retirer votre consentement lorsque celui-ci constitue le fondement du traitement.
Les droits d'accès et de rectification sont prévus notamment aux articles 27 et 28 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Pour exercer un droit, communiquez avec contact@physedboard.com.
Nous pouvons demander des renseignements raisonnables permettant de vérifier l'identité du demandeur lorsque cela est nécessaire pour protéger les renseignements personnels.
11. Plaintes
Toute personne qui souhaite formuler une plainte concernant la protection de ses renseignements personnels peut communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels à contact@physedboard.com.
Les plaintes sont traitées avec diligence et de façon confidentielle. PhysEdBoard documente les plaintes reçues et les mesures prises pour y répondre.
Une personne qui n'est pas satisfaite du traitement de sa plainte peut également s'adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI).
12. Témoins de connexion et technologies similaires
PhysEdBoard utilise des témoins de connexion et des technologies similaires qui sont nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et à la gestion du service.
Lorsque des technologies utilisées à des fins d'analyse ou de mesure nécessitent un consentement, elles ne sont activées qu'après l'obtention du consentement requis.
Les utilisateurs peuvent retirer leur consentement lorsque la loi le permet, au moyen des mécanismes de gestion des préférences disponibles sur le site.
Lorsque PhysEdBoard utilise une technologie comportant des fonctions permettant d'identifier, de localiser ou d'effectuer un profilage d'une personne, les renseignements requis concernant cette technologie et les moyens d'activer ou de désactiver ces fonctions sont communiqués conformément à la loi.
13. Mesures de sécurité
PhysEdBoard met en place des mesures de sécurité raisonnables adaptées à la sensibilité des renseignements personnels détenus.
Ces mesures comprennent notamment :
- le chiffrement des communications;
- des contrôles d'accès;
- des mécanismes d'authentification;
- la gestion des autorisations;
- des mesures visant à prévenir les accès non autorisés;
- des mesures de surveillance et de protection de l'infrastructure;
- la révision périodique des pratiques de sécurité.
L'accès aux renseignements personnels est limité aux personnes et fournisseurs qui doivent y avoir accès pour les fins autorisées.
Malgré ces mesures, aucun système informatique ou moyen de transmission électronique ne peut garantir une sécurité absolue.
14. Incidents de confidentialité
PhysEdBoard maintient des mesures et procédures visant à détecter, évaluer et gérer les incidents de confidentialité.
Lorsqu'un incident de confidentialité présente un risque qu'un préjudice sérieux soit causé, PhysEdBoard prend les mesures prévues par la loi, notamment l'avis à la Commission d'accès à l'information et aux personnes concernées lorsque requis.
PhysEdBoard tient également un registre des incidents de confidentialité conformément aux exigences applicables.
15. Communications
PhysEdBoard peut envoyer des communications nécessaires au fonctionnement du service, notamment concernant :
- le compte;
- la sécurité;
- les abonnements;
- la facturation;
- les changements importants au service;
- les mises à jour nécessaires.
Lorsque des communications promotionnelles sont envoyées, elles respectent les exigences applicables et comportent les mécanismes de désabonnement requis.
16. Utilisateurs et renseignements concernant les élèves mineurs
PhysEdBoard est destiné aux professionnels de l'éducation et aux autres utilisateurs autorisés.
Les élèves ne créent pas de compte et n'utilisent pas directement PhysEdBoard. Leurs renseignements peuvent être saisis par un utilisateur autorisé dans le cadre de ses activités pédagogiques.
Les utilisateurs sont responsables de respecter les règles applicables à leur établissement concernant les renseignements des élèves, notamment les règles relatives à leur collecte, leur utilisation, leur communication et leur conservation.
17. Modifications de la présente politique
Cette politique peut être modifiée afin de refléter l'évolution de PhysEdBoard, de ses pratiques ou des exigences légales applicables.
La date de la dernière mise à jour est indiquée au bas de la politique.
Toute modification à la présente politique est communiquée par un moyen approprié permettant d'en informer les personnes concernées. Lorsque la loi l'exige, le consentement requis est obtenu avant la mise en œuvre du traitement concerné.
La politique et tout avis de modification sont publiés sur le site de PhysEdBoard conformément aux exigences applicables.
18. Contact
André Timotheatos
Responsable de la protection des renseignements personnels
contact@physedboard.com
Pour toute question concernant cette politique ou vos renseignements personnels, vous pouvez également utiliser le formulaire de contact disponible sur le site de PhysEdBoard.
Pour obtenir de l'information sur la protection des renseignements personnels au Québec :
Commission d'accès à l'information du Québec (CAI)
https://www.cai.gouv.qc.ca/
Dernière mise à jour : 1er octobre 2026